A la hora de organizar un evento una de las tareas importantes es el envío de invitaciones. No es un asunto arbitrario sino que debe estar bien organizado. Tenemos que tener claro el número de personas a las que queremos invitar al evento para elaborar una lista que nos permita tener controlado a quién hemos invitado a asistir.
El control de las invitaciones es necesario porque tendremos que enviarlas con tiempo para que los posibles asistentes conozcan con suficiente antelación la realización del evento y tengan la oportunidad de organizar bien sus compromisos. Además debemos dar espacio para que puedan confirmarnos su asistencia o su ausencia.
¿Qué información hay que incluir en una invitación?
El contenido de una invitación debe estar cuidado ya que un olvido en un dato podría implicar el re-envío de las invitaciones; si éstas son digitales sólo sería corregir la falta o el error pero si son impresas llevaría un aumento de los costos y un alargue de tiempo. Sería un retraso en el cierre de la lista de asistentes.
La información básica que debería incluirse es:
– Nombre del evento
– Quién invita: el nombre de los anfitriones o de la empresa-institución que convoca.
– La fecha de realización y el horario de inicio.
– El lugar en el que se va a llevar a cabo y la dirección.
– Pedir la confirmación de asistencia y el modo de confirmar.
– Tipo de vestimenta.
– Como alternativa podemos personalizar la invitación con el nombre de la persona invitada.
Una vez tengamos la información clara, podemos pasar al diseño de la invitación incluyendo logos, fotografías o ribetes. También podremos jugar con las tipografías, los colores y el tipo de papel (si es impresa).
¿Cómo enviar una invitación a un evento con Gmail?
Una manera rápida y sencilla de enviar invitaciones digitalmente es utilizando el correo de Gmail, los pasos son los siguientes:
- Crear un nuevo mensaje clicando Redactar.
- Incluir el correo electrónico de los invitados en Para, CC o CCO.
- Seleccionar el enlace ‘Invitación’ situado en la barra inferior del cuadro de redactar.
- Completar la información del evento en la ventana ‘Invitación’ que se abre.
- Una vez completado los datos, cliqueamos en ‘Insertar invitación’ y se insertará la invitación en el mensaje de correo electrónico.
- Se pueden añadir más contenidos al email.
- Enviamos.
Una vez completados todos los pasos, las invitaciones son enviadas a sus destinatarios por correo. Si estos utilizan Google Calendar se añadirá a éste automáticamente y avisará mediante alarmas.
En la era digital en la vivimos se recurre mucho a enviar postales por correo electrónico o plataformas de Internet ya que con estos sistemas se ahorran tiempo y costes. ¿Qué otras vías on-line conocéis para enviar invitaciones?
