Claves para organizar un evento con ingenio y creatividad / Tips for organising an event with ingenuity and creativity

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Sea con carácter profesional o de forma personal, cuando organizamos un evento estamos dejando nuestra huella en todas las personas que asisten y participan, y probablemente influirán notablemente en nuestra imagen y prestigio en un entorno mucho más amplio. Sin olvidar el efecto de los comentarios que a posterior origina cualquier evento.

Desde los más sencillos e íntimos hasta los más multitudinarios y espectaculares, todo evento requiere de una cuidada preparación para que sea un éxito. Prueba de ello son los numerosos tratados que se han elaborado sobre este tema . La clave está en no dejar nada a la improvisación.

Estos son los pasos indicados PLANIFICAR un evento:

Definir metas y objetivos : Cuando iniciamos la organización de un evento es muy convenientes saber para qué lo hacemos: agradecer, festejar, aumentar nuestra notoriedad en la sociedad, posicionarnos en un sector…Las causas pueden ser variadísimas, pero es necesario que concretemos con claridad qué es lo que queremos conseguir para dirigir nuestros pasos hacia ese fin.
En el momento de definir las metas y objetivos hay que tener en cuenta el alcance que queremos que tenga el evento, la cantidad de personas que pretendemos que asistan, el presupuesto y los recursos con los que contamos.

Concretar: El segundo paso es especificar fecha y lugar, plan de acción, cómo llevarlo a cabo y las necesidades que se me plantean (físicas, de personas, de inversión y de tiempo).

Establecer calendario: Para que todo esté a punto la fecha marcada lo más seguro es diseñar un calendario de trabajo de acuerdo a las posibilidades reales.

Ejecutar y prevenir imprevistos: Una vez definidos los puntos anteriores sólo resta realizar cada una de las tareas definidas en el tiempo establecido.

Valoración: Aunque la duración de los eventos no suele exceder de unos pocos días, su repercusión puede prolongarse en el tiempo, por lo que es aconsejable realizar una valoración a corto plazo, inmediatamente después de su finalización, analizando el desarrollo de evento y la respuesta de sus asistentes; y una valoración a medio plazo para medir sus consecuencias y la consecución de nuestros objetivos.

– Paz Atienza Alemany –

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Tips for organising an event with ingenuity and creativity

Whether it is on a professional or personal basis, when we organize an event we are leaving an impression on all those who attend and participate, and will most likely influence our image and status significantly in a much larger environment without forgetting the effects of reviews on subsequent events.

From the simplest and most intimate to the largest and most spectacular audiences, all events require careful preparation to make it a success. The results are the numerous agreements that have been made on this topic (http://www.degerencia.com/articulo/consejos_para_un_evento_exitoso). The key is not to leave anything up to chance.

These are the steps of PLANNING an event:

Define goals and objectives: When we start organising an event it is very convenient to know what it’s for: To be grateful, to celebrate, to enhance our presence in society, to establish our position in a sector … The reasons can be widely varied, but it is necessary that we direct our steps to lead us to what we want to achieve. 

While defining the goals and objectives, we must take into account the significance of the event, the number of people that will be attending and the budget and resources that are available.

Specify: The second step is to specify the date and venue, plan of action, how to carry it out and the necessities that need to be considered (physical, people, investment and time).

Set schedule: In order for deadlines to be reached, the safest way is to design a work schedule which contains realistic aspirations.

Execute and prevent contingencies: Once the previous points have been defined, all that remains is to realize each of the tasks within the established time.

Evaluation: Although the duration of the events does not usually exceed a few days, their impact may last longer, therefore it is advisable to realize a short-term evaluation, immediately after its ending, analysing the development of the event and the feedback of its attendants; and a mid-term evaluation to measure the impact and the realisation of our goals.

– Paz Atienza Alemany –

Las redes sociales facilitan fidelidad en el cliente, pero no las ventas a corto plazo

DSC03626El pasado 4 de julio tuvo lugar en la Sede Universitaria de CAMON la conferencia sobre “Cómo crear una estrategia de social media para tu empresa”, dirigida por Noel Carrión, profesor del Máster Ejecutivo en Community Manager y Dirección de Redes Sociales en la Empresa, impartido en la Universidad de Alicante. La ponencia estaba orientada hacia cómo llevar a cabo una buena estrategia en redes sociales que consigan potenciar la marca de nuestra empresa. Para ello se contó con la participación de los también profesores del máster Juan Sobejano, Maite Vañó y Patricia Salgado, quienes incidieron en la importancia de dividir nuestra estrategia en tres fases: planificación y estudio previo, ejecución de nuestro plan y medición de los resultados obtenidos.

El primer paso a la hora de iniciar una acción de marketing en redes sociales, según aseguraban los ponentes, es determinar los objetivos. Preguntarnos por qué queremos estar en Internet. Y según los horizontes que nos marquemos tendremos que optar por un canal u otro. Según aseguraba el especialista en Planificación y Estudio Previo en Redes Sociales, Juan Sorejano, existe la creencia generalizada de que Internet y los medios sociales son la mejor opción a la hora de vender un producto, en lugar de aprovechar las infinitas oportunidades que ofrece el medio para mejorar nuestro negocio, más relacionadas con la innovación, o el desarrollo de la comunicación con nuestros clientes. Es precisamente en este proceso de comunicación donde radica la importancia de establecer una buena planificación del mismo, en la que nos centraremos en los siguientes aspectos: definición de mi producto, conocer qué características del mismo son importantes para mi cliente, analizar la competencia y en función de todo lo anterior, determinar las redes sociales que nos permitan llevar a cabo la estrategia.

A continuación pasaremos a la fase de la Ejecución y Coordinación. Ahora de la mano de la profesora Maite Vañó, nos centraremos en la selección de las redes sociales de las que nos vamos a servir, en función del grado de adecuación a los objetivos que nos hemos marcado. Un aspecto igual de importante que la selección de dichos canales es la figura del Community Manager, en quien delegaremos esta actividad. Sin embargo, según afirmaba la docente, deberemos tomar conciencia de que las redes sociales son una herramienta óptima, no tanto para la venta de nuestro producto sino para crear fidelidad con nuestro cliente. Una vía para facilitar la comunicación directa con nuestro target y poder atender a sus necesidades de manera rápida y eficaz, y es que la experiencia del cliente con nuestro producto actuará como un potente instrumento de difusión de la marca, en el momento en el que éste comparta su experiencia con sus contactos. Es decir, se trata de generar viralidad, donde el cliente es el principal actor en la popularización de nuestro nombre empresarial. La experta en Social Media aludió a la necesidad de establecer una programación que determine las redes sociales en las que deberemos estar presentes, así como la selección de aquellos contenidos que tendremos que publicar, y la frecuencia de actualización. Es una forma de que nuestros clientes tengan constancia de la información a la que podrán acceder si entran a nuestras canales de comunicación, y que tengan la certeza de que cada vez que sientan la necesidad, tendrán una persona detrás de Facebook o Twitter que responderá a sus dudas. Todo ello deriva hacia la vital exigencia de que nuestros profesionales de Community Manager cuenten con la formación necesaria para poder gestionar la información.

Patricia Salgado, especializada en analítica web, se encargó de desgranar las claves para llevar a cabo una buena medición de los resultados generados con nuestro plan de marketing, con la finalidad de mejorar aquellos aspectos que no hayan sido efectivos. Desde el número de visitas en nuestras redes sociales, el tiempo de permanencia o número de descargas, todos los movimientos en Internet son cuantitativamente evaluables, y son estos medidores los que mejor nos van a asesorar a la hora de modificar determinados aspectos que deberán traducirse en resultados positivos para nuestros medios sociales. Para ello, una herramienta que nos va a facilitar el trabajo es Google Analytics. Un instrumento que nos permite comprobar si la estrategia que estamos siguiendo es realmente efectiva. La finalidad última de nuestra estrategia de marketing es crear una intención de compra. Y es precisamente Google Analytics quien nos ayudará a determinar, mediante el análisis de la conversión, a detectar si este propósito se está cumpliendo.

La jornada dirigida por los cuatro docentes especialistas en los distintos sectores de Social Media, nos sirvió como una completa guía para gestionar de manera óptima las posibilidades que ofrecen las redes sociales como principal arma para potenciar la difusión de nuestra empresa. Y para conseguirlo no debemos olvidar estar siempre atentos a los últimos avances en el sector digital, porque en ellos puede que se escondan las herramientas que permitirán el éxito de nuestra empresa.