Eventos: Componer y enviar las invitaciones

A la hora de organizar un evento una de las tareas importantes es el envío de invitaciones. No es un asunto arbitrario sino que debe estar bien organizado. Tenemos que tener claro el número de personas a las que queremos invitar al evento para elaborar una lista que nos permita tener controlado a quién hemos invitado a asistir.

El control de las invitaciones es necesario porque tendremos que enviarlas con tiempo para que los posibles asistentes conozcan con suficiente antelación la realización del evento y tengan la oportunidad de organizar bien sus compromisos. Además debemos dar espacio para que puedan confirmarnos su asistencia o su ausencia.

invitacion ejemplo Símbolo Ingenio Creativo

¿Qué información hay que incluir en una invitación?

El contenido de una invitación debe estar cuidado ya que un olvido en un dato podría implicar el re-envío de las invitaciones; si éstas son digitales sólo sería corregir la falta o el error pero si son impresas llevaría un aumento de los costos y un alargue de tiempo. Sería un retraso en el cierre de la lista de asistentes.

La información básica que debería incluirse es:

–          Nombre del evento

–          Quién invita: el nombre de los anfitriones o de la empresa-institución que convoca.

–          La fecha de realización y el horario de inicio.

–          El lugar en el que se va a llevar a cabo y la dirección.

–          Pedir la confirmación de asistencia y el modo de confirmar.

–          Tipo de vestimenta.

–          Como alternativa podemos personalizar la invitación con el nombre de la persona invitada.

Una vez tengamos la información clara, podemos pasar al diseño de la invitación incluyendo logos, fotografías o ribetes. También podremos jugar con las tipografías, los colores y el tipo de papel (si es impresa).

¿Cómo enviar una invitación a un evento con Gmail?

Una manera rápida y sencilla de enviar invitaciones digitalmente es utilizando el correo de Gmail, los pasos son los siguientes:

  1. Crear un nuevo mensaje clicando Redactar.
  2. Incluir el correo electrónico de los invitados en Para, CC o CCO.
  3. Seleccionar el enlace ‘Invitación’ situado en la barra inferior del cuadro de redactar.
  4. Completar la información del evento en la ventana ‘Invitación’ que se abre.
  5. Una vez completado los datos, cliqueamos en ‘Insertar invitación’ y se insertará la invitación en el mensaje de correo electrónico.
  6. Se pueden añadir más contenidos al email.
  7. Enviamos.

Una vez completados todos los pasos, las invitaciones son enviadas a sus destinatarios por correo. Si estos utilizan Google Calendar se añadirá a éste automáticamente y avisará mediante alarmas.

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En la era digital en la vivimos se recurre mucho a enviar postales por correo electrónico o plataformas de Internet ya que con estos sistemas se ahorran tiempo y costes. ¿Qué otras vías on-line conocéis para enviar invitaciones?

Claves para organizar un evento

Uno de los grandes puntos de inflexión en el transcurso de nuestra historia es el auge de las nuevas tecnologías, lo que provocó una revolución absoluta en prácticamente la totalidad de los ámbitos de nuestras vidas, sobre todo en el de las comunicaciones. Internet supone, hoy en día, uno de los medios más utilizados y recurridos por las empresas ya que ofrece la posibilidad de una gran visibilidad y con un coste menor que otros medios más tradicionales como la televisión o la radio. Así lo certifica un estudio de la agencia de medios Ymedia, que muestra su incremento imparable.

Evolución de usuarios de Internet

Por todos es sabido que Internet está tomando poco a poco las riendas, si es que no las ha tomado ya, de la información y la comunicación en el mundo. Cierto es que, actualmente, la Red supone uno de los medios más eficientes en cuanto a comunicación empresarial se refiere, pero ¿es necesario algo más?

La comunicación online se ha convertido en un sistema de comunicación imprescindible para todo tipo de organizaciones. La presencia en la red es fundamental para obtener visibilidad hacia tu público. Aun así, nuestra condición de seres humanos no ha cambiado ni cambiará por muchos avances tecnológicos que se produzcan y por muchas que sean las posibilidades comunicativas que nos ofrezca la Red.

Al ser humano nos sigue inundando el deseo de tocar, de sentir y de ver las cosas en su plena realidad física. En la gran mayoría de los casos necesitamos estar frente a frente con aquello que pensamos comprar. Un claro ejemplo es el siguiente: Uno de los momentos clave en la compra de un coche es ese tiempo comprendido entre uno y dos minutos en el que el cliente sube al mismo, se acomoda en el asiento, acaricia el volante y observa detenidamente el interior.

Se puede decir entonces que, además de incitar al cliente a la compra del producto o servicio vía online, también es necesario mostrarle el producto a escasos centímetros de distancia y darle la oportunidad de experimentar con él.

Eficacia de las ferias comerciales

Es por ello que el evento es la herramienta de marketing estratégico que ofrece mayores posibilidades de interacción entre la organización y sus públicos.

Las claves del evento
Existen determinados aspectos sobre la organización de los eventos publicitarios que deben cuidarse de forma especial para que la realización de éste sea todo un logro.

• El lugar es uno de los elementos clave para el éxito del evento. Además de organizadores, clientes y asistentes, debe realizarse en un espacio agradable, apropiado y de fácil acceso.
• Detrás del evento hay una estrategia mayor. Es una herramienta más dentro del plan de comunicación de la empresa.
• Se debe ser eficiente ajustando la creatividad al presupuesto. Un bajo presupuesto no supone una limitación para que el acto sea innovador.
• Han de definirse minuciosamente las fases del antes, el durante y el después. La organización debe estar perfectamente determinada en todas las etapas.
• Ha de sorprender y de crear momentos únicos, debe emocionar.
• Tiene que ser capaz de logar un feedback inmediato con el público asistente.

Los eventos están más cerca de la conexión que la publicidad, es decir, ofrecen una oportunidad única de conseguir un vínculo con el cliente, van más allá de una mera exposición de forma unidireccional al público, tal y como sucede con los clásicos spots.

Feria comercial

El evento debe ser una táctica más dentro de una estrategia global de comunicación. Debe suponer esa herramienta que permita a la empresa mostrar y demostrar la valía de sus productos y servicios a su público, aprovechando las ventajas que lo caracterizan y haciéndolo de una manera única y emocionante para éste. Y es que crear una experiencia irrepetible hará que no nos olviden nunca.

Javier Eduardo Rubio Estevan
Licenciado en Publicidad y Relaciones Públicas