Claves para la planificación de un evento

La planificación del evento, casi todos nosotros hemos tenido que hacer una, tanto en la vida personal como en la profesional. El equipo de Símbolo participa en la organización de eventos y hoy queremos compartir nuestra experiencia.

Lo primero es lo primero

Antes de empezar a plantear algo hay que entender para quién y qué lo haces. El primer paso en la organización de un evento es entender quién es tu público objetivo y qué quieres conseguir con tu evento. Sin tener claro estos dos pasos no puedes ir más allá. Todo va a depender de tus objetivos y de tu grupo de interés, del diseño del local hasta los asistentes invitados.

Lo evidente: ser creativos

Sí tu evento no tiene chispa ¿quién va a querer hablar de él, compartir sus fotos en redes sociales o recomendarlo a otros? Y si hay una enorme cascada de chocolate o un “bosque de comida” que se puede probar, puedes estar seguro de que van a haber unas cuantas fotos de tu evento en Instagram.

También es muy importante ser lo más creativo posible a la hora de elegir el merchandising para tu evento. Lo más interesante es el regalo publicitario, cuanta más gente lo use más se difundirá la marca por el mundo.  En nuestra entrada anterior tenemos varios consejos para elegir un merchandising adecuado para cada evento.

Audiovisuales y social media son nuestro todo

El contenido del evento es muy importante, pero no es menos importante cómo lo vas a difundir y presentar durante el evento, así como después del mismo. Es evidente que hay que difundir todo en redes sociales, pero también es importante contar con un equipo audiovisual.

El evento no se acaba con su realización, la etapa de postproducción es muy importante. El contenido audiovisual es clave para crear la imagen del evento para contar en qué ha consistido el mismo.

No te olvides de los detalles

Aunque parece que los detalles, como la música de fondo, son secundarios, tienen la misma importancia que el resto. Por ejemplo, en el caso de la música de fondo, mientras es buena ni lo notas, pero en los casos en los que la música no ha sido apropiada, esto ha castigado muchos vinos de honor. La decoración también es una parte muy importante del ambiente en general, es impresionante cómo sólo unos pequeños detalles en la decoración pueden cambiar la percepción del local.

Si no lo tienes dos veces grabado, no lo tienes grabado

Esto es el consejo principal para no tener problemas durante el evento. Si puedes, mejor tener por duplicado todo lo que puedas, de personal a carteles “reservado”. Tu lápiz puede perderse, tu coordinador tener dolores de estómago y, si no lo tienes previsto, te puede dar un ataque de nervios justo en el peor momento.

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