Claves para organizar un evento

Uno de los grandes puntos de inflexión en el transcurso de nuestra historia es el auge de las nuevas tecnologías, lo que provocó una revolución absoluta en prácticamente la totalidad de los ámbitos de nuestras vidas, sobre todo en el de las comunicaciones. Internet supone, hoy en día, uno de los medios más utilizados y recurridos por las empresas ya que ofrece la posibilidad de una gran visibilidad y con un coste menor que otros medios más tradicionales como la televisión o la radio. Así lo certifica un estudio de la agencia de medios Ymedia, que muestra su incremento imparable.

Evolución de usuarios de Internet

Por todos es sabido que Internet está tomando poco a poco las riendas, si es que no las ha tomado ya, de la información y la comunicación en el mundo. Cierto es que, actualmente, la Red supone uno de los medios más eficientes en cuanto a comunicación empresarial se refiere, pero ¿es necesario algo más?

La comunicación online se ha convertido en un sistema de comunicación imprescindible para todo tipo de organizaciones. La presencia en la red es fundamental para obtener visibilidad hacia tu público. Aun así, nuestra condición de seres humanos no ha cambiado ni cambiará por muchos avances tecnológicos que se produzcan y por muchas que sean las posibilidades comunicativas que nos ofrezca la Red.

Al ser humano nos sigue inundando el deseo de tocar, de sentir y de ver las cosas en su plena realidad física. En la gran mayoría de los casos necesitamos estar frente a frente con aquello que pensamos comprar. Un claro ejemplo es el siguiente: Uno de los momentos clave en la compra de un coche es ese tiempo comprendido entre uno y dos minutos en el que el cliente sube al mismo, se acomoda en el asiento, acaricia el volante y observa detenidamente el interior.

Se puede decir entonces que, además de incitar al cliente a la compra del producto o servicio vía online, también es necesario mostrarle el producto a escasos centímetros de distancia y darle la oportunidad de experimentar con él.

Eficacia de las ferias comerciales

Es por ello que el evento es la herramienta de marketing estratégico que ofrece mayores posibilidades de interacción entre la organización y sus públicos.

Las claves del evento
Existen determinados aspectos sobre la organización de los eventos publicitarios que deben cuidarse de forma especial para que la realización de éste sea todo un logro.

• El lugar es uno de los elementos clave para el éxito del evento. Además de organizadores, clientes y asistentes, debe realizarse en un espacio agradable, apropiado y de fácil acceso.
• Detrás del evento hay una estrategia mayor. Es una herramienta más dentro del plan de comunicación de la empresa.
• Se debe ser eficiente ajustando la creatividad al presupuesto. Un bajo presupuesto no supone una limitación para que el acto sea innovador.
• Han de definirse minuciosamente las fases del antes, el durante y el después. La organización debe estar perfectamente determinada en todas las etapas.
• Ha de sorprender y de crear momentos únicos, debe emocionar.
• Tiene que ser capaz de logar un feedback inmediato con el público asistente.

Los eventos están más cerca de la conexión que la publicidad, es decir, ofrecen una oportunidad única de conseguir un vínculo con el cliente, van más allá de una mera exposición de forma unidireccional al público, tal y como sucede con los clásicos spots.

Feria comercial

El evento debe ser una táctica más dentro de una estrategia global de comunicación. Debe suponer esa herramienta que permita a la empresa mostrar y demostrar la valía de sus productos y servicios a su público, aprovechando las ventajas que lo caracterizan y haciéndolo de una manera única y emocionante para éste. Y es que crear una experiencia irrepetible hará que no nos olviden nunca.

Javier Eduardo Rubio Estevan
Licenciado en Publicidad y Relaciones Públicas

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